こんにちは、事務の原嶋です。
クリニックを運営する上で当院が重視していることの一つに、「無駄の少ない効率的な業務を実現する」というものがあります。では、その方針は実際にどうやって実務に落とし込まれているのでしょうか。今回は、当院で行っている3つの取組みをご紹介します！
全席デュアルモニター＆昇降式デスク
まずは、当院のデスク周りをご紹介します。
当院では、全スタッフの机に、デュアルモニター・昇降式デスクを採用しています。
デュアルモニターにすることで、カルテを開きながらレセプトを入力したり、紹介状を開きながらカルテを入力したり…といった事務作業の効率化を図っています。また、昇降式デスクを活用して立ったり座ったりと姿勢を変えることで、肩や首のこりの予防を図っています。スタッフにも好評です◎
さらに、モニターの設置には、スタンドではなくモニターアームを採用しています。これにより、机のスペースを確保できると同時にモニターを上下左右に動かすことができるようになり、スタッフ間の円滑なコミュニケーションにもつながっています。
固定電話なし！骨伝導イヤホン&クラウド電話の活用
当院には固定電話がありません。クラウドPBXというインターネットを使った電話回線サービスを使用しており、クリニックにかかってきた電話は各自の携帯電話で取れるようにしています。また、スタッフ全員に骨伝導イヤホンを支給しています。
上記の取組みにより、電話がかかってきてもボタン一つ・ハンズフリーで対応できるようになっています。
さらに、電話を受けた際のメモは、手書きではなくPC上のアプリを使用することを推奨しています。別のスタッフへの伝言を受けた際など、メモをそのままチャットアプリにコピー&ペーストすることで、時短につながるからです。
かんばん方式のタスク管理アプリ「Trello」の導入
タスク管理に際し、当院では、Trelloというアプリを使用しています。
Trelloは、トヨタ自動車が考案したことでおなじみの「かんばん方式」が採用されているアプリで、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できることが最大の特徴です。Trelloを用いることで、どのスタッフが何のタスクをいくつ抱えているかというのをお互いに一目で把握できます。
なお、当院では、すべてのカードに必ず期限を設けるというルールを付しています。期限間近のカードが発生した場合にはお互いに声をかけあったり、場合によってはタスクを融通しあったりすることで、タスクを一人で抱え込むことがないようにしています。
以上、当院で行っている取組みのご紹介でした。
「うちではこうしてる！」「これもおすすめ！」などがありましたら、ぜひコメントいただけると嬉しいです！
今後も、スタッフがより快適に働ける環境を追求してまいります。
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